DOSSIER SPÉCIAL STÉRILISATION : SEPTIÈME VOLET

Dans cette série de 11 articles, un objectif simple : rendre la stérilisation compréhensible, structurée et maîtrisable. Nous allons revenir pas à pas sur les fondamentaux de la chaîne de stérilisation, sans jargon inutile, avec une approche concrète et applicable en cabinet.

Ces articles s’adressent aux chirurgiens-dentistes et à leurs équipes qui ne veulent plus subir la stérilisation, mais la piloter, la sécuriser et l’assumer pleinement. Parce qu’une stérilisation maîtrisée, ce n’est pas seulement être conforme, c’est travailler mieux, réduire les risques et renforcer la confiance des patients.

Introduction

La traçabilité des dispositifs médicaux stérilisés est souvent associée aux étiquettes, aux enregistrements des cycles et aux documents à conserver.

Mais son objectif est avant tout de pouvoir retrouver l’historique d’un dispositif médical utilisé : à quel cycle de stérilisation était-il associé et auprès de quel patient a-t-il été utilisé ?

Cette information devient essentielle lorsqu’une anomalie est détectée sur un cycle ou un équipement, lorsqu’un doute apparaît sur un contrôle ou lorsque le cabinet doit justifier ses pratiques.

Une traçabilité correctement organisée permet alors de retrouver les éléments concernés sans avoir à reconstituer a posteriori ce qu’il s’est passé.

Tracer ne signifie pas simplement enregistrer

Dans de nombreux cabinets, les informations existent : les données des cycles de l’autoclave sont conservées, les contrôles sont enregistrés, des étiquettes sont imprimées et certaines sont intégrées aux dossiers patients.

La présence de ces éléments ne suffit pourtant pas à assurer une traçabilité exploitable. Ils doivent être reliés entre eux.

Au moment de la stérilisation, les données enregistrées permettent notamment d’identifier le stérilisateur utilisé, la date et le numéro du cycle et de conserver les éléments associés à ce cycle.

L’identification portée sur le conditionnement permet ensuite de maintenir ce lien jusqu’à l’utilisation du dispositif médical. Lors de son utilisation, cette identification peut être associée au dossier du patient.

La traçabilité doit ainsi permettre une recherche dans les deux sens :

• à partir du patient, retrouver le dispositif utilisé et le cycle correspondant ;

• à partir d’un cycle, identifier les dispositifs concernés et, lorsque cela est nécessaire, les patients auprès desquels ils ont été utilisés.

Que se passe-t-il lorsqu’une anomalie est découverte ?

Prenons un exemple.

Un dysfonctionnement du stérilisateur est identifié. Plusieurs cycles ont été réalisés avant que l’anomalie ne soit détectée.

Il faut alors déterminer quels cycles sont concernés, quels dispositifs médicaux étaient présents dans les charges correspondantes et si certains ont déjà été utilisés.

Si les enregistrements des cycles sont conservés mais qu’aucun lien n’existe avec les conditionnements puis avec les dossiers patients, la recherche s’arrête rapidement.

À l’inverse, lorsque ces informations sont reliées, le cabinet peut identifier les dispositifs concernés et, si nécessaire, les patients auprès desquels ils ont été utilisés.

C’est la différence entre conserver des données et disposer d’une traçabilité exploitable.

Papier ou numérique : l’outil ne suffit pas

La traçabilité peut être réalisée sur support papier, à l’aide d’un logiciel ou en combinant les deux.

Un système numérique peut faciliter l’enregistrement des cycles, l’édition des étiquettes, l’association des données et leur recherche.

Mais l’utilisation d’un logiciel ne signifie pas automatiquement que la traçabilité est complète.

Un système papier correctement organisé peut permettre de retrouver les informations nécessaires. À l’inverse, un logiciel mal paramétré ou utilisé de manière incomplète peut laisser des ruptures dans la chaîne d’information.

Le test est simple.

À partir d’un dispositif utilisé pour un patient, peut-on retrouver le cycle de stérilisation correspondant ?

Et dans l’autre sens :

À partir d’un cycle donné, peut-on retrouver les dispositifs concernés et, si nécessaire, les patients auprès desquels ils ont été utilisés ?

Si la réponse nécessite de rechercher dans plusieurs classeurs, de comparer manuellement différentes listes ou de demander à un membre de l’équipe de se souvenir de ce qui a été fait, le système mérite d’être revu.

La traçabilité permet aussi de repérer des écarts

Les enregistrements peuvent être utilisés pour vérifier le fonctionnement de la chaîne de stérilisation dans le temps.

Ils permettent par exemple de repérer des données manquantes, des anomalies répétées ou des différences de pratiques entre les membres de l’équipe.

Ils peuvent également faciliter le suivi des interventions de maintenance et la recherche des événements survenus autour d’une date ou d’un cycle précis.

L’intérêt n’est donc pas d’accumuler des données, mais de pouvoir les utiliser.

Une information enregistrée mais impossible à retrouver ou à relier aux autres éléments de la chaîne apporte peu de sécurité.

Et lors d’un contrôle ?

Lors d’un contrôle, il ne suffit pas toujours d’indiquer qu’une procédure existe.

Il peut être nécessaire de montrer comment elle est appliquée et de présenter les enregistrements correspondants. Un système organisé permet de retrouver un cycle et les éléments de traçabilité qui lui sont associés.

À l’inverse, lorsque les documents existent mais sont dispersés ou incomplets, il devient difficile de reconstituer le parcours d’un dispositif médical.

La question n’est donc pas uniquement :

« Avons-nous conservé les documents ? »

mais :

« Sommes-nous capables de retrouver rapidement la preuve de ce qui a été réalisé ? »

Conclusion

La traçabilité ne consiste pas à multiplier les étiquettes, les tableaux ou les signatures.

Elle doit permettre de retrouver le parcours d’un dispositif médical stérilisé et les informations associées à son cycle.

Pour être utile, elle doit être complète, cohérente et exploitable.

Un cabinet peut vérifier simplement son organisation en réalisant un test : choisir un dispositif utilisé pour un patient et tenter de retrouver le cycle correspondant, puis choisir un cycle et effectuer le chemin inverse.

Les éventuelles ruptures apparaissent rapidement.

Une bonne traçabilité n’est pas celle qui produit le plus de documents. C’est celle qui permet de retrouver la bonne information lorsqu’on en a besoin.

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Je suis Virginie Carillon, consultante spécialisée en audit et conseil en stérilisation et
hygiène des cabinets dentaires.
Chaque jour, j’interviens sur le terrain et je constate les mêmes difficultés :
des circuits confus, des gestes transmis “par habitude”, des équipements mal exploités, une traçabilité vécue comme une corvée, et des équipes peu ou mal formées… alors même qu’elles portent une responsabilité majeure.

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